Трансформация финансовой службы ВШЭ: опыт и достижения одного из ведущих вузов России

фото: Трансформация финансовой службы ВШЭ: опыт и достижения одного из ведущих вузов России

В последние годы Министерство науки и высшего образования РФ стало уделять особое внимание финансовому менеджменту в вузах и научных организациях страны. По сути, это попытка вывести учреждения на совершенно новый уровень, повысить их конкурентность в условиях рыночной экономики. Процессы трансформации финансовых подразделений сегодня идут во всех вузах страны, и поделиться своим опытом мы попросили одного из лидеров направления — Высшую школу экономики. Новации в работе вуза мы обсудили с проректором Шамилем Камилевичем Ахметовым.

— Шамиль Камилевич, почему власти сейчас обратили такое пристальное внимание на финансовый менеджмент в вузах?

— Сегодня российская экономика находится в процессе структурной трансформации. Образование, наука, промышленность и другие ее секторы переживают кардинальные изменения. Это в первую очередь связано с решением стратегических задач: обеспечением экономической безопасности страны и ее технологической независимости, реализацией политики сбалансированного пространственного развития. Очевидно, что без эффективного управления ресурсами сложно справиться с решением стратегических задач, которые сейчас стоят перед нашей страной.

На первый взгляд может показаться, что финансовая служба является сервисным подразделением, опосредованно влияющим на достижение целей университетов. Но это ошибочное суждение. Финансы — сквозная сфера, которая присутствует во всех направлениях работы вуза, так как без финансирования невозможна какая-либо деятельность. Современное научно-образовательное учреждение должно не просто решать государственные и общественные задачи, но и жить в логике экономической эффективности. Так что внимание, создание рейтинга качества финансового менеджмента вузов, введение в систему элементов наставничества — крайне своевременные меры.

— Какие вызовы, стоящие в связи с этим перед финансовыми службами российских вузов, вы можете выделить?

— Реализация крупных проектов технологического суверенитета обуславливает необходимость интеграции науки, образования и бизнеса для ускорения трансфера технологий. В подтверждение этому мы наблюдаем появление большого количества законодательных инициатив. Это и внедрение электронного документооборота, и изменение практики контрактации и использования целевых субсидий, внедрение элементов нулевого бюджетирования в бюджетный процесс, введение единого налогового счета и единого налогового платежа и многое другое. Для многих вузов это стало серьезным вызовом. Изменения потребовали быстрой перестройки системы учета и новых умений от финансовых работников вузов. Кроме того, для расширения ИТ-инфраструктуры, серверного оборудования и обновления программного обеспечения нужны ресурсы.

Однако повышение требований дает импульс к позитивным изменениям, так как все процессы внутри научно-образовательных учреждений должны отвечать современным вызовам. В частности, в сфере управления вузам важно повышать операционную эффективность и финансовую устойчивость, грамотно управлять ресурсами и рисками. Все это заставляет посмотреть по-иному на финансовый менеджмент внутри организаций.

Современные технологические тренды способствуют повышению эффективности управления. Развиваются такие технологии, как искусственный интеллект, большие данные (big data), которые являются базовыми для повышения качества сбора, обработки и использования данных. Их внедрение позволит сделать учреждения высшего образования более гибкими. Речь идет не только о сокращении сроков принятия важных управленческих решений, повышении клиентоориентированности, но и о создании принципиально новых подходов к разработке образовательных продуктов, например в динамично развивающейся сфере онлайн-образования.

— Как вы решали эти вопросы в Высшей школе экономики?

— Когда я возглавил финансово-экономический блок университета, у нас было большое желание повысить эффективность и качество работы подразделений. Но сначала нужно было четко определить цели, задачи и изыскать ресурсы. Для решения этих задач мы сформулировали стратегические цели финансовой службы: повышение финансовой устойчивости университета, обеспечение качественной оперативной и глубинной финансово-экономической аналитической информацией для принятия управленческих решений, повышение собственной операционной эффективности, а также развитие коммуникаций с другими подразделениями вуза. Далее, для достижения каждой цели были созданы проекты развития с конкретными сроками и показателями эффективности. Эти проекты стали основой программы трансформации финансовой службы.

Мы улучшаем свою деятельность, внедряя рискориентированный подход, анализ и оценку рентабельности, оборачиваемости и финансовой устойчивости по направлениям деятельности. Результат деятельности вуза — это уровень его капитализации, то есть насколько интенсивно удается наращивать его активы, как материальные, так и нематериальные. Многое зависит от того, как налажены бизнес-процессы внутри финансового блока, насколько оперативно и качественно предоставляется информация для принятия решений.

Не так давно правительством был анонсирован национальный проект «Экономика данных». При этом финансовая служба уже в течение нескольких лет придерживается схожих принципов, которые мы для себя сформулировали как «умное управление на основе данных». Оно позволяет повышать эффективность и получать ресурсы для инвестиций в проекты развития и социальные программы университета.

— Сколько вуз вкладывает материальных ресурсов в такую масштабную трансформацию?

— НИУ ВШЭ инвестирует в проекты развития не менее 20 процентов бюджета на очередной финансовый год. Мы один из немногих вузов в России, который благодаря использованию такого подхода имеет, в частности, возможность реализовывать широкий спектр мер поддержки студентов и сотрудников.

Мы применяем промышленный подход к организации бизнес-процессов. Все регулярные мероприятия регламентированы и увязаны между собой в рамках производственной программы. Мы внедряем сервисную модель взаимодействия с подразделениями, сотрудниками и студентами вуза, основанную на принципах открытости и клиентоориентированности. Контроль соблюдения сроков производится с использованием информационных систем.

— А что включает в себя сервисная модель?

— Начну с предыстории. По мере развития у ВШЭ появлялись новые направления в работе, усложнялась организационная структура. Количество обращений от сотрудников и студентов с каждым годом увеличивалось. В какой-то момент их число достигло такой отметки, что навигация по нашим подразделениям стала затруднительной. Так появилась идея об автоматизации и цифровизации процессов. Сначала мы создали единый каталог сервисов, которыми может воспользоваться сотрудник или студент — в едином личном кабинете появились карточки с описанием сервисов финансовой службы, где можно посмотреть инструкцию, как получить услуги и сколько времени это займет.

фото: Трансформация финансовой службы ВШЭ: опыт и достижения одного из ведущих вузов России

Следующим важным шагом стало открытие Финансовой приемной в сентябре прошлого года. Это новое пространство для очного взаимодействия, цель которого обеспечить эффективные и быстрые ответы на поступающие запросы. Квалифицированные сотрудники работают с обращениями клиентов в режиме одного окна, как это происходит в МФЦ. Финансовая приемная предоставляет комплекс услуг как для студентов и сотрудников, так и для подразделений ВШЭ. Студенты могут получить справку о стипендии или подписать обходные листы, работники университета — справку о зарплате, оформить выплаты, пособия по социальному страхованию, авансовые отчеты по командировкам. Для подразделений доступны такие сервисы, как сдача первичных документов на бумаге, получение первичных документов, платежных поручений, оформление передачи материальных активов, прием служебных записок.

Этапы оказания сервисов фиксируются в информационных системах, производится оценка соответствия SLA[1], а также собирается обратная связь от клиентов. Таким образом, сервисы развиваются постоянно. После запуска Финансовой приемной взаимодействие с работниками и студентами стало более прозрачным и комфортным, что в свою очередь позволило повысить эффективность работы не только финансового блока, но и всех, кто в своей деятельности сталкивается с финансами.

— Какие еще интересные проекты реализует ваша финансовая служба?

— Если брать крупные направления, то одно из наиболее интересных — это создание аналитической системы дашбордов. При взаимодействии с руководителями факультетов и крупных подразделений, а также их заместителями, отвечающими за финансы, выяснилось, что у них есть запрос на контроль текущих лимитов денежных средств и прогнозы по их использованию до конца года. Раньше планирование производилось в программе Excel, а данные из финансово-аналитической системы были достаточно сложными в интерпретации. Хватает ли денег на текущие расходы, будут ли выполнены конкретные KPI, успевают ли подразделения сделать нужные закупки. Поэтому мы предложили собрать эти данные в единые дашборды. Первая версия уже сейчас проходит апробацию в наших подразделениях.

Также мы занимаемся разработкой аналогичного решения для управления всем университетом. У руководящего состава ВШЭ также есть свои KPI и требования к выполненной работе. Мы выделили ключевые из них, по которым сейчас осуществляется разработка. Визуализация текущего состояния процессов позволит существенно повысить их управляемость и эффективность работы.

Еще одно важное направление работы — это создание системы управления задачами и поручениями. Не все задачи, которые решаются нашими сотрудниками, есть в системе электронного документооборота. Помимо официальной переписки, есть бумажные протоколы, задачи, которые ставятся в электронной почте, есть устные поручения, поручения, которые получаются в мессенджерах. На данный момент тяжело контролировать сроки и качество их исполнения, так же как и в целом определить общую нагрузку на сотрудника. Какие-то задачи работника находят отражение в СЭД, но когда начинаешь разбираться, можно ли ему поручить еще что-то, то оказывается, что он занят выполнением большого количества других задач, но только они не отображаются в системе. Наша задача была — понять, что делает каждый сотрудник.

Также мы ведем автоматизацию процессов с использованием роботов. Это программы, которые имитируют деятельность людей, позволяя решать целый ряд типовых задач. Например, если работник регулярно открывает электронные папки, запускает программы, открывает одну таблицу и копирует, а в другую вставляет данные или распечатывает из почты документ, то все эти типовые операции можно автоматизировать. Это средство малой цифровизации. Робот может заходить как сотрудник в СЭД и доставать нужные данные, попутно решая другие задачи. Например, это распознавание рукописного и печатного текстов с использованием искусственного интеллекта.

В бухгалтерии большое количество первичных финансовых документов: акты, счета, счета-фактуры и так далее. Все документы требуют тщательной проверки — например, чтобы договор и акт были идентичны. Сейчас бухгалтеры все это делают вручную. Наряду с введением электронного документооборота с контрагентами можно сделать так, чтобы всю эту рутинную работу взял на себя робот и переносил данные в нашу систему.

У нас есть и направление создания чат-ботов. На сайте финансовой службы этот сервис предназначен для студентов и сотрудников НИУ ВШЭ. Он позволяет получать мгновенные ответы на вопросы финансового характера. Чат-бот подскажет, в частности, где посмотреть сформированный расчетный листок и методику расчета НДФЛ, есть ли свободные ставки в подразделении, как получить справки о стипендиях и зарплатах. Пока что он может ответить на ограниченное количество вопросов, но со временем его база знаний будет расширяться. Очень важно, что наш чат-бот обучаемый, каждый подобранный им ответ на запрос облегчит процесс поиска в дальнейшем. То есть наша система учится на запросах и каждый следующий раз подбирает ответы точнее.

Реализуемые нами проекты уже в настоящее время дают плоды в виде повышения эффективности деятельности на локальных участках, а в дальнейшем позволят открыть новые перспективы развития всего вуза.

фото: Трансформация финансовой службы ВШЭ: опыт и достижения одного из ведущих вузов России

— Часто приходится слышать о нехватке опытных финансистов в вузах. По каким критериям формировалась команда финансового блока ВШЭ?

— Сначала необходимо разобраться с понятиями. Я бы уточнил: для нас важнее квалифицированные финансисты. Опыт очень важен в работе финансовой службы, но в современности финансист должен, имея наработанный опыт, владеть необходимыми навыками, инструментариями, а руководители финансовых подразделений обязаны понимать современную повестку в сфере образования и науки. Таким образом, квалификация имеет не меньшую важность, чем опыт.

Я уже говорил, что технологии позволяют более качественно работать с данными. Что это означает с точки зрения формирования команды финансовой службы? Финансист, как член большой команды, должен быть экспертом в своей узкой области. Крайне неэффективно иметь сотрудников, которые занимаются простой рутинной работой. Такие операции должны быть оцифрованы и автоматизированы. Специалист финансовой сферы должен заниматься высококвалифицированной работой, связанной с созданием методологий, интерпретацией данных, принятием сложных решений. Для этого современному финансисту нужны «жесткие навыки». Это знания и умения работы в различных пакетах программ обработки данных, программирование, использование возможностей нейросетей и искусственного интеллекта в своей работе.

Однако наличие только таких навыков недостаточно. Все-таки успех работы отдельно взятого специалиста или подразделения в целом зависит от умения взаимодействовать с коллегами и внешними партнерами. Развитый эмоциональный интеллект, широкий кругозор, грамотная речь, умение доносить свои мысли и идеи до других сотрудников — все это формирует софт скиллс человека.

Специалисты в области финансов, обладающие опытом и необходимыми навыками, очень ценятся на рынке труда, и сегодня, к сожалению, я вынужден констатировать дефицит таких сотрудников. Для привлечения лучших кадров вузу необходимо не только обеспечение конкурентной заработной платы, но и предложение интересных задач, которые позволят им еще более повышать профессиональный и карьерный уровень. ВШЭ — один из крупнейших вузов страны, это дает нам некоторое преимущество, однако не является основным критерием принятия решения о выборе работы. Мы разработали программу трансформации финансовой службы с большим количеством перспективных проектов и творческих задач, и вот это уже действительно дало свои плоды.

Формирование сильной команды я считаю одним из наших главных текущих достижений. Нам удалось собрать специалистов с разносторонними компетенциями, которые способны обеспечить эффективное функционирование университетской системы и оптимизировать финансовые процессы.

Также мы используем передовые эффективные методики, создаваемые в рамках научно-исследовательской работы, привлекаем к работе талантливых студентов и выпускников НИУ ВШЭ. 53 процента аспирантов, окончивших обучение в 2022–2023 годах — а это более 260 человек, — предпочли продолжить профессиональную деятельность в стенах родного университета на позициях менеджеров, экспертов, научных сотрудников и преподавателей. Мы организовали систему регулярной оценки уровня компетенций и повышения квалификации сотрудников. Некоторые выпускники НИУ ВШЭ занимают в финансовой службе руководящие должности, например это наш начальник отдела бизнес-аналитики, начальник отдела экономики образовательной деятельности и другие.

— Есть ли у вас планы по оказанию помощи другим вузам в плане развития финансового менеджмента?

— Я считаю очень важным вопрос развития финансовых компетенций всей отрасли образования и формирования профессионального сообщества по данному направлению. Сейчас мы рассматриваем форматы, которые позволят передавать наши знания максимально эффективно. На базе одного из центров Института образования НИУ ВШЭ мы инициировали разработку программ дополнительного профессионального образования, в рамках которых будут повышать свою квалификацию сотрудники финансовых служб различных научно-образовательных учреждений. Также в качестве инструмента передачи знаний мы рассматриваем создание экспертных площадок. Это могут быть как регулярные мероприятия, например конференции и форумы, так и создание ассоциации.

Мы считаем, что это наша социальная ответственность — делиться с коллегами наработанным опытом и повышать уровень квалификации финансистов в сфере образования, частично решая вопрос дефицита кадров в этой сфере.

Подготовила А. Ю. Ольховая (журнал «Бюджет»)

Прочтите также:

Leave a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

level: 4